La factura electrónica es un documento digital que se expide y recibe a través de sistemas informáticos y no en papel. Contiene la misma información que una factura tradicional.
Cumple con los requisitos legales para respaldar operaciones de compra y venta, pero se emite y almacena en formatos electrónicos.
Ventajas de la factura electrónica
Las principales ventajas de la e-factura son:
- Reduce costos de impresión, envío y almacenamiento.
- Permite automatización de procesos para emitir y recibir.
- Optimiza tiempos en la generación y envío.
- Mejora la eficiencia en los procesos contables y tributarios.
- Facilita la conservación y búsqueda de facturas.
- Es más ecológica al disminuir el uso de papel.
- Aumenta la seguridad al evitar falsificaciones.
Requisitos de la factura electrónica en Colombia
La factura electrónica en Colombia debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Contener información de emisor y receptor.
- Descripción específica de productos o servicios.
- Relacionar valores unitarios y totales.
- Especificar forma de pago.
- Contar con número consecutivo de factura.
- Tener código de seguridad de la DIAN.
- Cumplir con estándares de formato electrónico.
- Ser expedida y recibida por sistemas informáticos.
Obligados a facturar electrónicamente
Están obligados a expedir factura electrónica en Colombia:
- Grandes contribuyentes.
- Responsables del IVA.
- Quienes pertenezcan al régimen común.
- Contribuyentes de regímenes especiales que opten por factura electrónica.
- Proveedores del Estado.
Pasos para generar factura electrónica
Los pasos para generar una factura electrónica son:
- Habilitar sistemas informáticos para emitir e-facturas.
- Generar factura con información completa y requerida.
- Asignar número consecutivo y código de seguridad.
- Validar que cumpla con especificaciones técnicas.
- Enviar al cliente por correo electrónico.
- Almacenar en sistema para conservación.
- Reportar a la DIAN como proveedor tecnológico.
Plataformas para emitir factura electrónica
Algunas plataformas que permiten generar factura electrónica en Colombia son:
- Software empresariales como SAP, Oracle o Siscar.
- Servicios en la nube como Facturelo, Gorantec, Quipux.
- DIAN en Línea: plataforma gratuita de la DIAN.
- Software de facturación electrónica para pymes.
Lo importante es que cumplan protocolos de seguridad y requisitos legales.
Conservación de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se deben conservar digitalmente por mínimo 5 años. Los sistemas de almacenamiento deben garantizar:
- Acceso completo a las facturas.
- Inalterabilidad de la información.
- Condiciones de seguridad.
- Consulta en línea de las facturas.
- Verificación de firma digital si se requiere.
Sanciones por incumplimiento
No cumplir con la factura electrónica puede acarrear:
–Sanciones económicas por extemporaneidad o irregularidades. –Cierre del establecimiento por evasión o falsificación. –Pérdida de beneficios tributarios relacionados. –Restricciones para contratar con el Estado.
Es fundamental que todos los obligados implementen y usen correctamente la factura electrónica en sus actividades económicas.
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