Cómo redactar un oficio con ejemplos

Muchas personas se preguntan ¿Cuál es la manera correcta de redactar un oficio? Es bien sabido que se trata de una clase de documento que es elaborado con el objetivo, de hacer comunicado oficial a un destinatario en particular. Y quienes las emiten son las personas o instituciones bien sea, de carácter privado o público. En este artículo te vamos a mostrar la manera correcta de redactar un oficio, si es de tu interés te invito a seguir leyendo.

¿Cómo redactar un oficio?

Antes de iniciar con las sugerencias de como redactar un oficio, es bueno conocer su significado y en que circunstancia se puede usar. Cabe mencionar que en el pasado las únicas instituciones que le daban validez a este documento eran las públicas. Sin embargo, actualmente las empresas privadas también lo implementan.

Por consiguiente, un oficio se redacta con la finalidad de dar una información mediante una redacción de carácter protocolario. Esto quiere decir, que redactar un oficio se trata en cumplir  con las condiciones precisas en la formalidad de la escritura de dicho documento.

Por lo general un oficio consta de una a dos páginas, dependiendo de la información que se presentará. Tiene que ser redactado sobre un papel tamaño carta cuyas medidas son: «21.59cm x 27.94 cm», aunque se puede elegir el formato A4 «21cm x 29.7cm» como también puede usarse el formato oficio «21.59cm x 35.56cm» En consecuencia, sea cual sea el tipo de papel usado, el oficio queda estructurado de la siguiente manera:

• Lugar y fecha: Este es el inicio donde incluye la fecha «mes, día y año» para que el destinatario visualice lugar de donde se emitió.
• La numeración: Aquí varía dependiendo de la entidad, pero la información de los datos sigue la misma secuencia, para que identifique el documento mediante: el número de expedición, las siglas de la oficina que lo laboró y el año presente.
• El destinario: Es recomendable que no llegue a ocupar más de cuatro líneas. Se sugiere que le agregue el nombre completo, el lugar y el cargo.
• Resumen y asunto: En esta parte se detalla el asunto del cual trata dicho documento, este va seguido por dos puntos, luego se inicia un resumen donde explica el contenido del oficio.
• El cuerpo: Hemos llegado al punto clave, donde debes dar a conocer en claro pero con carácter protocolar tu mensaje.
• La despedida: Esta parte debe ser expresada de manera cortés, para que la relación mantenga su secuencia. Siempre al final debe ir un atentamente, con la firma y el nombre del emisor. De ser posible, utilizar un sello que plasme el logo de la entidad, lo que le daría más validez al documento.

Descargar formato de oficio ejemplo

A continuación encontrará un formato de carta de oficio para descargar y guiarse en la redacción:

¿Cuáles son los tipos de oficios?

Si estas interesado en redactar un oficio debes tener en claro la clasificación que existe. Porque de esta manera te será más fácil determinar una relación entre destinatario y la entidad de donde se está emitiendo el documento.

Origen institucional

Oficio interior: Se denomina interior, porque se redacta para ser circulado dentro del entorno laboral de la misma entidad.

Oficio exterior: Es la manera en la que se denomina este tipo de documento, cuando es redactado con el objetivo, de hacerlo llegar a otra institución ajena o para un público en general.

Cuando se dirige a una o varias persona se estable como:

Oficio directo simple: Este se redacta con el propósito de ser dirigidos a una institución o persona en específico, el cual que se indicará como titular. Dicho texto tendrá validez, si es presentado por una institución.

Oficios múltiples: Su estructura se asemeja al caso anterior, pero este se dirige a varia personas simultáneamente. Por esta razón, la redacción debe ser más abierta, para que sea comprensible por todos y no a alguien en particular.

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¿Cuáles con las características de un oficio?

El oficio se destaca gracias a sus rasgos comunicacionales, de otras herramientas de información que existen en el ámbito de las instituciones, estableciéndolo de la siguiente manera:

• La validez: Al ser emitido por parte de una institución o empresa, sirve para que haga constar bien sea, sus actos o por los diversos procedimientos.
• La extensa aplicación: Su uso va desde las administraciones oficiales y públicas, de igual manera se aplica en el sector privado por parte de las empresas de todo tipo.
• El criterio y el tono: Es una manera muy particular de comunicación por lo que se debe plantear de una forma asertiva, neutra y formal. Esto se debe a su finalidad comunicacional.
• La brevedad: No es necesario redactar informes extensos dando detalles específicos. Su estructura plantea solo los datos principales del proceso administrativo.
• Posee una estructura definida: Los oficios disponen de un esquema básico que se emplea de manera frecuente.

Cabe resaltar que los oficios son muy usados en la administración pública. Por lo que les permite a estas realizar sanciones,  entre otros mensajes que son muy usuales para proporcionar alguna información a la ciudadanía. Por lo tanto es un sin número de motivos, por lo que las administraciones públicas realizan sus comunicaciones, a diferentes órganos e inclusive al ciudadano común.

Por lo tanto, un oficio es un documento escrito que se realiza para ser emitido por una institución. Con la finalidad de comunicar una determinada actividad administrativa a terceros. Ahora bien, en el ámbito de las instituciones y empresas cuando se emite un oficio establece la necesidad de tener contacto mediante una redacción de carácter protocolar entre diferentes partes.

Los organismos independientemente de la naturaleza le dan utilidad a este documento al momento de dar constancia de sus acciones frente a terceros. De esta manera, se anuncia el inicio de un proceso en particular.

Ya conoces el significado, la utilidad y el objetivo de un oficio en el ámbito de las instituciones tanto públicas como privadas. Aunque cabe señalar que anteriormente las únicas instituciones que le daban validez a este documento eran las del ámbito público. Sin embargo, las empresas particulares ya lo han implementado.

En consecuencia, la finalidad de un oficio es emitir una información a través de un escrito de modo protocolar. Lo que significa que al redactarse  dicho documento se cumplen con las condiciones de formalidad plasmadas en concreto.